Écrire la charte IA de son entreprise : ce qu'on confie, ce qu'on ne confie pas

Dans la plupart des PME, l'IA est déjà là. Un commercial reformule ses mails avec un assistant, une comptable lui fait résumer des contrats, un technicien traduit une notice. Souvent avec un compte personnel, rarement avec une règle. Interdire ne marche pas : l'usage passe sous la table. Laisser faire non plus : un jour, un fichier client finit dans un outil grand public. Une charte IA de deux pages, écrite avec les équipes, règle l'essentiel. Voici comment la construire.

Pourquoi une charte, et pourquoi maintenant

Trois raisons. La première, ce sont vos données : sans règle, chacun décide seul de ce qu'il confie à quel outil. La deuxième, c'est la responsabilité : quand un devis ou un courrier contient une erreur produite par l'IA, c'est l'entreprise qui l'assume. La troisième est réglementaire : depuis février 2025, l'AI Act européen demande aux entreprises qui utilisent des systèmes d'IA de veiller à ce que leur personnel ait un niveau suffisant de maîtrise de ces outils. Une révision du texte est en discussion à Bruxelles et pourrait assouplir cette obligation, mais l'intention ne changera pas : savoir s'en servir correctement.

Une charte n'est pas un document juridique de plus. C'est un outil de travail, qui doit répondre aux questions que vos équipes se posent vraiment : « est-ce que j'ai le droit de… ? ». Si elle y répond en deux lignes, elle sera utilisée.

Nous évoquions en février le test de la publicité dans ChatGPT : un signe de plus que les outils grand public n'ont pas été pensés pour vos dossiers.

Le plan type, en sept points

1. Les outils autorisés

Nommez-les. « L'assistant X, avec le compte fourni par l'entreprise » est une règle claire ; « des outils fiables » ne l'est pas. Précisez ce qu'on fait si l'on veut en essayer un nouveau : à qui on demande, et sous quel délai on obtient une réponse.

2. Les données, en trois couleurs

• Vert : ce qui est déjà public ou sans enjeu (un texte de site, une question générale). Utilisable avec les outils autorisés.
• Orange : les documents internes sans données personnelles ni secrets (une procédure, une note interne). Seulement avec l'outil d'entreprise, sous contrat.
• Rouge : données clients nominatives, données de santé, données des salariés, chiffres financiers non publiés, secrets de fabrication, informations protégées par un accord de confidentialité. Jamais dans un outil grand public. Seulement dans un outil validé pour ça, ou pas du tout.

3. La vérification

Ce que produit l'IA est un brouillon. Tout chiffre, toute citation, toute référence juridique ou technique se vérifie avant d'être envoyé. Celui qui envoie est responsable du contenu, comme s'il l'avait écrit seul.

4. La transparence

Dites dans quels cas on signale qu'un contenu a été produit avec l'IA : un visuel publié, une réponse automatique à un client, une image réaliste. Le règlement européen prévoit d'ailleurs des obligations de transparence pour certains contenus générés.

5. Ce qu'on ne délègue jamais

Les décisions qui touchent une personne (recrutement, évaluation, sanction), les engagements contractuels et financiers, les réponses à une réclamation sensible. L'IA peut préparer un dossier ; une personne décide.

6. La propriété et la confidentialité

Ce qu'on ne colle pas : le code d'un client, un document reçu sous accord de confidentialité, une création dont on ne détient pas les droits. Et ce qu'on vérifie avant de réutiliser un texte ou une image générés.

7. Le référent et la révision

Une personne à qui poser ses questions. Une date de révision, tous les six mois : les outils changent vite, la charte doit suivre.

Comment l'écrire pour qu'elle soit appliquée

• Partir des usages réels. Une réunion d'une heure où chacun raconte comment il se sert de l'IA vous apprendra plus que n'importe quel modèle de charte.
• Rester court. Deux pages, des exemples concrets tirés de votre métier. Une charte de vingt pages ne sera lue par personne.
• Donner un outil officiel en même temps. Une règle qui interdit sans proposer d'alternative pousse aux comptes personnels.
• Former. La charte dit quoi faire ; la formation montre comment. Notre formation d'une demi-journée part de vos propres cas et de votre charte.

Pour les métiers à secret

Cabinets d'avocats, d'expertise comptable, professions de santé, industriels sous accord de confidentialité : la zone rouge est plus large, et la question de l'outil se pose autrement. Nous l'avons détaillé dans notre article sur l'IA et le secret professionnel. Pour ces usages, une IA installée chez vous, où aucune donnée ne part chez un fournisseur d'IA, permet souvent de passer de « jamais » à « oui, avec cet outil ».

Les questions à se poser

• Qui, dans l'équipe, utilise déjà l'IA, et pour quoi faire ?
• Quelles sont vos données rouges ?
• Quel outil officiel pouvez-vous proposer dès la publication de la charte ?
• Qui sera le référent ?

On vous aide à écrire la vôtre et à former l'équipe : prenez un rendez-vous de 30 minutes, gratuit, en visio ou au studio à Nevers.