Négoce : devis, tarifs clients et stocks au même endroit

Dans une entreprise de négoce, le devis est le moment où tout se joue. Il faut le bon prix pour ce client-là, avec ses remises négociées, et la bonne promesse de délai, qui dépend du stock réel. Or chez beaucoup de négociants, ces trois informations vivent à trois endroits : une grille tarifaire dans un tableur, des conditions particulières dans la tête des commerciaux, et le stock dans un logiciel que les commerciaux consultent par téléphone avec le magasin. Cet article explique ce que coûte cette dispersion et comment on la résout.

Ce que coûte la dispersion

• Des marges qui fondent sans bruit. Une remise accordée une fois devient la règle parce que personne ne sait plus si elle était exceptionnelle. Un tarif fournisseur augmente, la grille de vente n'est mise à jour que trois mois plus tard.
• Des promesses de délai intenables. Le commercial annonce une livraison sous 48 heures sur la foi d'un stock qui a été vendu le matin même par un collègue.
• Des devis lents. Chaque devis demande d'aller chercher le tarif, de vérifier les conditions, d'appeler le magasin. Le client qui consultait trois fournisseurs a déjà signé ailleurs.
• Une dépendance aux personnes. Le commercial expérimenté sait tout cela par cœur. Le nouveau met six mois à l'apprendre, et fait des erreurs entre-temps.
• Aucune vision d'ensemble. Combien de devis en cours, à quel taux de transformation, avec quelle marge moyenne ? La question demande une demi-journée de compilation.

Ce qu'un logiciel de devis pour le négoce doit faire

L'objectif n'est pas de tout remplacer. Il s'agit de mettre au même endroit, au moment du devis, ce dont le commercial a besoin :

• Le tarif applicable calculé automatiquement : tarif de base, grille par famille de clients, conditions particulières, remises par quantité, prix nets négociés avec date de fin.
• Le stock disponible en direct, avec les quantités déjà réservées par d'autres devis ou commandes, et le délai de réapprovisionnement quand il manque.
• Des garde-fous sur la marge : un devis sous un seuil de marge part en validation chez un responsable, au lieu d'être découvert à la fin du trimestre.
• La transformation en commande en un clic, avec réservation du stock.
• Le suivi des devis : relances, taux de transformation, motifs de perte.
• Des droits par rôle : qui peut modifier une grille, accorder une remise exceptionnelle, voir les prix d'achat.

Ce logiciel se connecte à ce que vous avez déjà : l'outil de gestion des stocks ou l'ERP, la comptabilité, éventuellement la boutique en ligne si vous vendez aussi aux professionnels sur le web. Les données ne sont saisies qu'une fois.

Comment nous le construisons

Un négoce ne ressemble pas à un autre. Les règles tarifaires en particulier sont souvent le fruit de vingt ans d'habitudes, et c'est là que se cachent les vrais enjeux. Notre démarche :

1. Nous mettons les règles à plat avec vous. Toutes les façons dont un prix est calculé aujourd'hui, y compris celles qui ne sont écrites nulle part. C'est souvent l'étape la plus utile du projet, avant même le logiciel.
2. Nous dessinons des maquettes cliquables de l'écran de devis, que vos commerciaux testent avec de vrais cas. Le prix du projet est fixé à ce moment-là, avant de coder.
3. Nous livrons une version testable toutes les deux semaines, en commençant par le cœur : le calcul du prix et l'affichage du stock.
4. Recette sur vos vrais devis, en comparant les prix calculés à ceux de vos commerciaux, puis livraison et formation. Le code source et la documentation vous appartiennent.

Nous construisons en ce moment notre propre outil de gestion de projet. Nous savons donc ce qu'un outil du quotidien doit éviter pour être adopté : trop de champs, trop de clics, des écrans pensés pour la direction plutôt que pour ceux qui saisissent.

Les questions à se poser

• Combien de règles tarifaires avez-vous vraiment ? Si personne ne peut répondre, c'est un signal.
• D'où vient la donnée de stock, et à quelle fréquence est-elle juste ? Un logiciel de devis n'affichera jamais un stock plus fiable que la source.
• Qui a le droit d'accorder quoi ? Les seuils de remise et de marge à faire valider.
• Vos clients professionnels veulent-ils commander seuls ? Si oui, le même moteur de prix peut alimenter un espace client ou une boutique (voir notre offre e-commerce et marketplace).

Pour aller plus loin

Nos logiciels métier sont présentés sur la page Logiciel métier, et nos prix « à partir de » sur la page Tarifs. Si vous voulez savoir ce qu'un outil de devis changerait chez vous, le plus simple est un rendez-vous de 30 minutes, gratuit, en visio ou au studio à Nevers. Venez avec un devis récent qui vous a demandé trop de temps : c'est souvent le meilleur point de départ.