Reprendre des années de tableurs dans un nouveau logiciel

Presque tous nos projets de logiciel métier commencent au même endroit : des tableurs. Un fichier clients, un fichier articles, un suivi des commandes par année, un tableau de planning partagé, parfois des dizaines de fichiers accumulés depuis dix ans. Ces fichiers ont fait tourner l'entreprise, et ils contiennent son histoire. Le jour où l'on passe à un vrai logiciel, la question tombe : qu'est-ce qu'on fait de tout ça ? La reprise des données est une étape à part entière d'un projet. Bien menée, elle passe presque inaperçue. Mal menée, elle peut faire échouer l'adoption du nouvel outil.

Le problème : des données qui n'ont jamais eu de règles

Un tableur accepte tout. C'est sa force et sa faiblesse. Au fil des années, chacun y a mis les choses à sa façon :

• le même client écrit de trois façons (« SARL Dupont », « Dupont SARL », « Ets Dupont ») ;
• des dates au format texte, des montants avec ou sans taxes selon les colonnes ;
• une colonne « remarques » qui contient en réalité une adresse de livraison, un nom de contact et un code promo ;
• des lignes de couleur qui veulent dire quelque chose, mais personne ne sait plus quoi ;
• des fichiers différents selon les années, avec des colonnes qui ont changé.

Un logiciel, lui, a besoin de règles : un client est un client, une date est une date, une commande appartient à un client. Le travail de reprise consiste à passer de l'un à l'autre.

Notre méthode, en cinq étapes

1. L'inventaire

Nous commençons par lister tous les fichiers qui comptent, avec la personne qui les connaît le mieux. Pour chacun : ce qu'il contient, s'il est encore à jour, et qui s'en sert. Il arrive souvent que deux fichiers fassent la même chose, ou qu'un fichier essentiel ne soit connu que d'une seule personne.

2. Décider ce qu'on reprend

Tout reprendre n'est pas toujours utile. Les clients actifs et le catalogue d'articles, oui. L'historique des commandes des trois dernières années, sans doute. Les devis non signés de 2016, rarement. Nous décidons ensemble, en fonction de ce dont vos équipes auront besoin dans le nouvel outil. Ce qui n'est pas repris reste archivé, consultable, et rien n'est supprimé.

3. La correspondance

Pour chaque colonne de vos fichiers, nous indiquons où elle va dans le logiciel, ou pourquoi elle ne va nulle part. C'est un document simple que vous validez. Il fait apparaître les questions à trancher : « cette colonne “type” contient cinq valeurs différentes, laquelle correspond à quoi ? ». Ces questions, mieux vaut les régler avant l'import que les découvrir après.

4. Le nettoyage et l'import d'essai

Nous écrivons un programme d'import plutôt que de recopier à la main. Il nettoie les formats, repère les doublons probables, signale les lignes incomplètes. Nous faisons un premier import dans une version de test du logiciel, et nous vous présentons les anomalies : quelques dizaines de cas à trancher valent mieux que des milliers d'erreurs silencieuses. Les doublons ne sont jamais fusionnés sans votre accord.

5. La bascule

Quand l'import d'essai est validé, nous fixons une date de bascule. Juste avant, nous refaisons l'import avec les fichiers les plus récents. Le jour J, les tableurs passent en lecture seule : on ne les modifie plus, pour éviter d'avoir deux sources de vérité. Ils restent disponibles en consultation aussi longtemps que vous le souhaitez.

Les erreurs à éviter

• Laisser la reprise pour la fin. Elle se prépare dès la conception : les données réelles révèlent des cas que la maquette ne montrait pas. Nous utilisons d'ailleurs vos vraies données, anonymisées si besoin, pour tester les maquettes cliquables.
• Tout recopier à la main. C'est long, cela introduit des erreurs, et cela immobilise une personne pendant des semaines.
• Faire cohabiter tableur et logiciel. Si l'ancien fichier continue d'être mis à jour « au cas où », le nouvel outil ne sera jamais la référence.
• Oublier les utilisateurs. La personne qui tient le fichier depuis dix ans sait des choses qu'aucun document ne dit. Elle doit être associée à la reprise, pas seulement informée.

Les questions à se poser avant de commencer

1. Quels fichiers font réellement tourner l'activité aujourd'hui ?
2. De combien d'années d'historique vos équipes ont-elles besoin au quotidien ?
3. Qui connaît le mieux chaque fichier, et sera disponible pour répondre aux questions ?
4. Y a-t-il des données personnelles ou sensibles qui méritent un traitement particulier ?

La reprise des données fait partie de nos projets de logiciel métier ; elle est chiffrée avec le reste, avant de commencer. Si vos tableurs commencent à vous coûter plus de temps qu'ils n'en font gagner, venez nous les montrer lors d'un rendez-vous de 30 minutes. Nous vous dirons ce qu'il faudrait pour les transformer en logiciel.