Un assistant IA pour répondre aux questions internes de vos équipes

Dans beaucoup d'entreprises, quelques personnes servent de mémoire à toutes les autres. Où est la dernière version de la procédure ? Combien de jours pour poser un congé ? Quel couple de serrage sur cette pièce ? Comment on traite un retour client ? Ces questions sont légitimes, mais elles interrompent toute la journée ceux qui savent. Un assistant IA bien construit peut y répondre à leur place, à partir de vos propres documents, en citant ses sources. Voici comment le faire sérieusement.

Le problème : la connaissance existe, mais elle est introuvable

Le plus souvent, la réponse existe déjà quelque part : dans un classeur partagé, un PDF du fournisseur, un mail de la direction, un règlement intérieur, une note écrite par un ancien. Le problème n'est pas l'absence d'information, c'est le temps qu'il faut pour la retrouver, et la confiance qu'on peut lui accorder.

Résultat : on demande à un collègue. Le responsable d'atelier, l'assistante de direction, le technicien le plus ancien deviennent des guichets. Ils répondent bien, mais ils sont interrompus en permanence, et le jour où ils partent en congé ou à la retraite, une partie du savoir part avec eux.

Ce qu'un assistant IA fait, et ce qu'il ne doit pas faire

Un assistant IA interne lit vos documents et répond aux questions en langage courant, comme un collègue. Mais pour qu'il soit utile, il doit respecter trois règles.

Répondre à partir de vos documents, et les citer

Un modèle d'IA généraliste répond avec ce qu'il a appris sur Internet. Ce n'est pas ce que vous voulez : vous voulez la règle de votre entreprise, pas une règle moyenne. L'assistant doit donc chercher d'abord dans vos documents, construire sa réponse à partir de ce qu'il a trouvé, et indiquer d'où vient chaque information. Si la réponse n'est pas dans les documents, il doit le dire plutôt que d'inventer.

Respecter qui a le droit de voir quoi

Tout le monde n'a pas accès aux salaires, aux contrats clients ou aux comptes. Un assistant qui verrait tout et répondrait à tout le monde serait une fuite organisée. Les droits de l'assistant doivent suivre ceux des documents : on ne lui donne pas plus d'accès que nécessaire. Nous en parlions à propos des agents dans notre article sur les accès qu'on leur donne : la règle vaut aussi pour un assistant.

Ne pas remplacer la décision

L'assistant répond, explique, renvoie vers la bonne procédure. Il ne valide pas une note de frais et ne tranche pas un litige. Les sujets sensibles restent traités par une personne.

Comment nous le construisons

Notre assistant IA sur vos documents suit la même méthode que nos logiciels.

1. Conception. Nous listons avec vous les questions qui reviennent le plus, et les documents qui contiennent les réponses. C'est souvent l'occasion de repérer des procédures obsolètes ou contradictoires, qu'il vaut mieux corriger avant de les donner à lire à une IA. Nous vous montrons des maquettes de l'outil et le prix est fixé avant de coder.
2. Développement. Nous indexons vos documents, réglons les droits d'accès et branchons l'assistant là où vos équipes travaillent déjà. Toutes les deux semaines, une version testable.
3. Tests et recette. Un groupe d'utilisateurs pose ses vraies questions. On vérifie chaque réponse et chaque source, et on corrige les documents ou les réglages quand une réponse est fausse.
4. Livraison et formation. Une formation en demi-journée apprend à vos équipes à bien poser leurs questions, à lire les sources, et à signaler une réponse douteuse.

Où tourne l'assistant

Vos procédures internes, vos fiches techniques et vos règles RH ne devraient pas partir chez un fournisseur d'IA étranger. Nous proposons deux options : un hébergement en France, ou une IA locale installée chez vous, matériel compris, en trois tailles (un poste, une équipe de 5 à 10 personnes, ou jusqu'à 50 personnes). Dans ce second cas, aucune donnée ne part chez un fournisseur d'IA. Les modèles que nous installons sont ouverts (Mistral, gpt-oss, Gemma), et le choix se fait selon la taille de votre équipe. Les nouveautés récentes comme Mistral Large 4 sont suivies, mais un assistant interne n'a généralement pas besoin du plus gros modèle du marché. Nos prix de départ sont sur la page Tarifs.

Les questions à vous poser avant de lancer un assistant

• Quelles sont les dix questions qu'on vous pose le plus souvent ? Si vous pouvez les lister, vous avez le cahier des charges.
• Les réponses sont-elles écrites quelque part ? Si elles ne sont que dans la tête de quelqu'un, il faudra d'abord les écrire. L'assistant ne devine pas.
• Vos documents sont-ils à jour ? Un assistant qui cite fidèlement une procédure périmée fait plus de dégâts qu'il n'en évite.
• Qui a le droit de voir quoi ? Faites la carte des accès avant d'indexer quoi que ce soit.
• Qui mettra à jour les documents ? Un assistant reste juste tant que ses sources le sont.

Si vous voulez savoir ce qu'un assistant pourrait donner sur vos propres documents, c'est le sujet idéal pour un premier rendez-vous de 30 minutes, gratuit, en visio ou au studio à Nevers.